Hàm IFS Và SWITCH: Thay Thế IF Lồng Nhau Trong Excel
IFS và SWITCH là hai hàm thay thế cho việc lồng nhiều hàm IF vào nhau. Cả hai có từ Office 2019. Nếu bạn từng viết một công thức xếp loại với năm sáu tầng IF rồi đếm dấu ngoặc đóng, đây chính là thứ bạn cần.
Vấn đề của IF lồng nhau
Một công thức xếp loại điểm viết bằng IF truyền thống trông như thế này:
=IF(A2>=9,"Xuất sắc",IF(A2>=8,"Giỏi",IF(A2>=6.5,"Khá",IF(A2>=5,"Trung bình","Yếu"))))
Bốn dấu ngoặc đóng ở cuối, và mỗi lần muốn thêm một bậc là phải mở lại cả cấu trúc. Sai một ngoặc là Excel báo lỗi mà không chỉ ra chỗ sai.
Hàm IFS
=IFS(điều_kiện_1, kết_quả_1, điều_kiện_2, kết_quả_2, ...)
Cũng công thức trên, viết lại bằng IFS:
=IFS(A2>=9,"Xuất sắc", A2>=8,"Giỏi", A2>=6.5,"Khá", A2>=5,"Trung bình", TRUE,"Yếu")
Cấu trúc phẳng, đọc từ trái sang phải theo từng cặp. Thêm một bậc chỉ cần thêm một cặp vào giữa.
Hai điểm quan trọng:
- Thứ tự có ý nghĩa. IFS trả về kết quả của điều kiện đúng đầu tiên tìm thấy. Với các bậc thang, phải xếp từ cao xuống thấp. Xếp ngược lại là mọi điểm trên 5 đều ra Trung bình.
- Cần một điều kiện dự phòng. Cặp cuối dùng TRUE làm điều kiện để bắt mọi trường hợp còn lại. Thiếu nó thì giá trị không khớp bậc nào sẽ ra lỗi #N/A.
Hàm SWITCH
=SWITCH(biểu_thức, giá_trị_1, kết_quả_1, giá_trị_2, kết_quả_2, ..., [mặc_định])
SWITCH dùng khi bạn so sánh bằng đúng với một danh sách giá trị cố định, không phải so sánh khoảng.
=SWITCH(B2, "HN","Miền Bắc", "DN","Miền Trung", "HCM","Miền Nam", "Khác")
Gọn hơn IFS trong trường hợp này vì bạn không phải lặp lại tên ô ở mỗi điều kiện.
Chọn hàm nào?
| Tình huống | Dùng hàm |
|---|---|
| So sánh khoảng giá trị, bậc thang | IFS |
| So sánh bằng đúng với danh sách cố định | SWITCH |
| Nhiều điều kiện phức tạp, kết hợp AND OR | IFS |
| Chỉ một điều kiện duy nhất | IF thường |
Kết hợp với nhiều điều kiện cùng lúc
IFS nhận biểu thức phức tạp ở vị trí điều kiện:
=IFS(AND(A2>=8, B2>=8),"Đạt cả hai", A2>=8,"Đạt môn 1", B2>=8,"Đạt môn 2", TRUE,"Không đạt")
Nếu bạn cần đếm hoặc tính tổng theo nhiều điều kiện thay vì trả về nhãn, dùng nhóm hàm khác, xem hàm SUMIFS, COUNTIFS, MINIFS và MAXIFS.
Khi nào nên dùng bảng tra thay vì IFS
Nếu bảng phân loại của bạn có hơn năm sáu bậc, hoặc các bậc hay thay đổi, thì viết vào công thức không phải cách tốt. Mỗi lần đổi ngưỡng là phải sửa công thức ở mọi ô.
Cách bền hơn là tạo một bảng ngưỡng riêng rồi tra vào đó bằng XLOOKUP với kiểu khớp gần đúng. Khi cần đổi ngưỡng, bạn sửa bảng chứ không sửa công thức, xem hàm XLOOKUP trong Excel. Cách này cần bản Office 2021 trở lên.
Lỗi thường gặp
Lỗi #N/A. Giá trị không khớp điều kiện nào và bạn chưa có cặp dự phòng. Thêm TRUE với IFS, hoặc thêm tham số mặc định với SWITCH.
Kết quả sai dù công thức đúng cú pháp. Gần như luôn là do xếp sai thứ tự các bậc. Kiểm tra từ điều kiện chặt nhất trở xuống.
Lỗi #NAME? khi mở trên máy khác. Máy đó dùng Office 2016, không có hai hàm này. Bản thấp nhất hỗ trợ là key Office 2019.
Câu hỏi thường gặp
IFS có giới hạn bao nhiêu điều kiện?
Tối đa 127 cặp điều kiện và kết quả, thực tế không bao giờ chạm tới mức đó.
SWITCH có so sánh khoảng được không?
Không trực tiếp. SWITCH chỉ so sánh bằng đúng. Muốn so sánh khoảng thì dùng IFS.
IFS có nhanh hơn IF lồng nhau không?
Tốc độ gần như giống nhau. Lợi ích của IFS nằm ở chỗ dễ đọc và dễ sửa, không phải ở hiệu năng.
