Thu Hồi Email Đã Gửi Và Hẹn Giờ Gửi Trong Outlook

Thu hồi email chỉ hoạt động trong một điều kiện rất hẹp, và hiểu sai điều đó là lý do nhiều người tưởng đã thu hồi được trong khi người nhận vẫn đọc bình thường. Hẹn giờ gửi thì đáng tin hơn nhiều.

Thu hồi email: điều kiện bắt buộc

Tính năng này chỉ chạy khi cả người gửi và người nhận cùng trong một hệ thống máy chủ Exchange, tức là cùng công ty hoặc cùng tổ chức.

Gửi ra ngoài, ví dụ tới Gmail hoặc email của công ty khác, thì không thu hồi được. Thư đã rời khỏi hệ thống của bạn.

Ngay cả trong cùng tổ chức, việc thu hồi cũng thất bại nếu:

• Người nhận đã mở email.
• Email đã bị quy tắc lọc chuyển sang thư mục khác.
• Người nhận đang dùng bản Outlook trên web hoặc điện thoại ở một số trường hợp.

Cách thu hồi

1. Vào thư mục Sent Items, mở email cần thu hồi bằng cách bấm đúp.
2. Trong tab Message, chọn Actions → Recall This Message.
3. Chọn xóa bản chưa đọc, hoặc xóa và thay bằng bản mới.
4. Tích ô báo kết quả cho từng người nhận.

Nếu không thấy mục Actions, có thể tài khoản của bạn không phải Exchange, nghĩa là không dùng được tính năng này.

Một điểm ít người biết: khi thu hồi, người nhận sẽ nhận được thông báo rằng bạn đã cố thu hồi một email. Nếu họ tò mò, chính thông báo đó làm họ chú ý tới email bạn muốn giấu.

Hẹn giờ gửi email

Cách này đáng tin hơn hẳn vì email chưa rời máy bạn.

1. Soạn email như bình thường.
2. Trong cửa sổ soạn, vào tab Options → Delay Delivery.
3. Ở mục Do not deliver before, chọn ngày giờ gửi.
4. Bấm Send. Email nằm trong hộp thư đi cho tới thời điểm đã đặt.

Muốn hủy hoặc sửa, vào thư mục Outbox, mở email ra sửa rồi gửi lại.

Lưu ý quan trọng: với tài khoản không phải Exchange, Outlook phải đang mở tại thời điểm gửi. Tắt máy thì email nằm chờ tới khi bạn mở lại.

Đặt độ trễ cho mọi email gửi đi

Đây là cách hiệu quả nhất để tránh gửi nhầm, và mình khuyên nên thiết lập ngay.

1. Vào File → Manage Rules & Alerts → New Rule.
2. Chọn Apply rule on messages I send, bấm Next.
3. Không chọn điều kiện nào, bấm Next và xác nhận áp cho mọi email.
4. Tích defer delivery by a number of minutes, bấm vào số phút và đặt 2 phút.
5. Đặt tên quy tắc và bật nó lên.

Từ đó mọi email nằm ở Outbox hai phút trước khi rời máy. Đủ để bạn nhận ra quên đính kèm file, gửi nhầm người, hoặc nghĩ lại về câu chữ.

Hai phút là mức hợp lý: đủ để sửa sai mà không làm chậm công việc. Cách tạo các quy tắc lọc khác có ở bài tạo chữ ký và quy tắc lọc email trong Outlook.

Khi đã lỡ gửi nhầm

Nếu thu hồi không được, cách tốt nhất thường là gửi một email tiếp theo nói rõ. Ngắn gọn, nêu đúng phần cần đính chính, không cần xin lỗi dài dòng. Cách này giữ được uy tín hơn là im lặng hy vọng không ai để ý.

Với file đính kèm nhầm có thông tin nhạy cảm, báo ngay cho bộ phận phụ trách của công ty thay vì tự xử lý.

Câu hỏi thường gặp

Thu hồi email gửi tới Gmail được không?

Không. Chỉ trong cùng hệ thống Exchange.

Người nhận có biết tôi thu hồi không?

Có, họ nhận được thông báo về việc thu hồi.

Đặt độ trễ có ảnh hưởng email quan trọng cần gửi gấp không?

Với email gấp, vào Outbox và bấm gửi ngay, hoặc tạm tắt quy tắc.

Email hẹn giờ có gửi khi máy tắt không?

Với tài khoản Exchange thì có. Với tài khoản thường thì Outlook phải đang mở.