Xóa Khoảng Trắng Thừa Và Nén File Word Dung Lượng Lớn
Văn bản dán từ web hoặc từ file PDF thường mang theo hàng loạt khoảng trắng thừa, dấu cách kép, dòng trống rải rác. Dọn tay thì mất thời gian, dùng công cụ thay thế của Word thì chỉ vài giây.
Xóa dấu cách thừa giữa các từ
Bấm Ctrl+H để mở hộp thoại thay thế.
- Ô Find what: gõ hai dấu cách.
- Ô Replace with: gõ một dấu cách.
- Bấm Replace All nhiều lần cho tới khi Word báo đã thay 0 chỗ.
Phải bấm nhiều lần vì bốn dấu cách liền nhau sau lần thay thứ nhất sẽ còn hai, cần lần thứ hai mới về một.
Xóa dòng trống thừa
Vẫn trong Ctrl+H, bấm nút More rồi Special để chèn ký tự đặc biệt, hoặc gõ trực tiếp:
- Find what: ^p^p (hai dấu xuống dòng)
- Replace with: ^p (một dấu xuống dòng)
Bấm Replace All vài lần như trên.
Nếu văn bản dán từ web có ký hiệu ngắt dòng mềm, thay ^l thành ^p trước, sau đó mới dọn dòng trống.
Xóa khoảng trắng ở đầu và cuối đoạn
Dùng tính năng tìm kiếm nâng cao:
- Find what: ^p (dấu xuống dòng kèm một dấu cách) → Replace with: ^p
- Find what: ^p (một dấu cách kèm dấu xuống dòng) → Replace with: ^p
Cũng bấm Replace All nhiều lần.
Dọn định dạng thừa khi dán
Cách tốt hơn là không để rác lọt vào ngay từ đầu. Khi dán, dùng Ctrl+Shift+V hoặc chọn tùy chọn dán Keep Text Only. Văn bản vào sạch, chỉ mang nội dung chứ không mang định dạng và các đối tượng ẩn.
Muốn đặt mặc định: vào File → Options → Advanced, mục Cut, copy and paste, đặt kiểu dán từ chương trình khác thành Keep Text Only.
Nén file Word dung lượng lớn
File Word phình to gần như luôn do ảnh. Bốn cách theo thứ tự hiệu quả:
Nén ảnh trong file. Bấm vào một ảnh bất kỳ, vào Picture Format → Compress Pictures, bỏ tích Apply only to this picture, chọn độ phân giải phù hợp. Chọn 150 ppi cho tài liệu chỉ đọc trên màn hình, 220 ppi nếu sẽ in.
Nhớ tích ô Delete cropped areas of pictures. Khi bạn cắt ảnh trong Word, phần bị cắt vẫn được lưu lại trong file, và với tài liệu nhiều ảnh thì đây là phần chiếm dung lượng đáng kể.
Tắt lưu font nhúng. Vào File → Options → Save, bỏ tích Embed fonts in the file. Tính năng này làm file nặng thêm vài MB. Chỉ giữ nếu bạn dùng font lạ mà người nhận chắc chắn không có.
Lưu lại bằng Save As. Word giữ lịch sử chỉnh sửa trong file. Lưu sang một file mới thường giảm dung lượng ngay mà không mất gì.
Xóa phiên bản cũ và dữ liệu ẩn. Vào File → Info → Check for Issues → Inspect Document, chạy kiểm tra rồi xóa các mục như ghi chú, thuộc tính tài liệu, dữ liệu XML tùy chỉnh nếu không cần.
Nếu file vẫn nặng bất thường
Kiểm tra xem tài liệu có chứa đối tượng nhúng từ Excel hay PowerPoint không. Một bảng Excel nhúng vào Word mang theo cả file Excel gốc chứ không chỉ phần hiển thị.
Cách xử lý: chuyển đối tượng nhúng thành bảng Word thường hoặc thành ảnh, xem chuyển bảng Word sang Excel.
Với ảnh vector, dùng định dạng SVG sẽ nhẹ hơn ảnh thường rất nhiều và không vỡ khi phóng to, xem chèn ảnh SVG vào Word.
Các thao tác trong bài có ở mọi phiên bản Word, kể cả key Office 2016.
Câu hỏi thường gặp
Thay thế nhầm thì làm sao?
Bấm Ctrl+Z. Word hoàn tác được cả lệnh Replace All.
Nén ảnh có làm mờ ảnh không?
Có giảm chất lượng. Nên giữ một bản gốc trước khi nén, nhất là với tài liệu sẽ in.
File Word 50MB mà chỉ có chữ?
Thường do dữ liệu ẩn hoặc đối tượng nhúng. Chạy Inspect Document để kiểm tra.
