Chuyển Bảng Word Sang Excel Và Slide PowerPoint Sang Word
Hai thao tác này hay gặp khi bạn nhận tài liệu ở định dạng này nhưng cần xử lý ở định dạng khác: bảng số liệu nằm trong Word mà cần tính toán, hoặc nội dung slide cần đưa vào báo cáo dạng văn bản.
Chuyển bảng từ Word sang Excel
Cách 1: sao chép trực tiếp
- Trong Word, bấm vào bảng, rồi bấm biểu tượng vuông nhỏ ở góc trên bên trái bảng để chọn toàn bộ.
- Bấm Ctrl+C.
- Sang Excel, chọn ô đích rồi bấm Ctrl+V.
Cách này giữ đúng cấu trúc hàng cột trong phần lớn trường hợp. Sau khi dán, bấm vào biểu tượng tùy chọn dán ở góc dưới và chọn Match Destination Formatting để bỏ định dạng của Word đi, bảng sẽ gọn hơn nhiều.
Xử lý ô có nhiều dòng
Nếu một ô trong Word chứa nhiều đoạn, khi dán sang Excel nó sẽ bị tách thành nhiều dòng, làm lệch cả bảng.
Cách phòng: trước khi sao chép, trong Word bấm Ctrl+H, tìm ^p và thay bằng một ký tự tạm như |||, nhưng chỉ áp trong phạm vi bảng. Sau khi dán sang Excel, dùng Find and Replace của Excel để thay ngược lại.
Với bảng phức tạp có ô gộp, cách này vẫn vất vả. Khi đó nên dùng cách 2.
Cách 2: qua file văn bản thuần
- Trong Word, chọn bảng, vào Table Layout → Convert to Text, chọn dấu phân cách là Tabs.
- Lưu tài liệu dạng .txt.
- Trong Excel, vào Data → From Text/CSV, chọn file, đặt dấu phân cách là Tab.
Cách này cho bạn kiểm soát kiểu dữ liệu từng cột ngay lúc nhập, tránh mất số 0 ở đầu mã và tránh ngày tháng bị hiểu sai. Xem thêm các lỗi hay gặp ở bài lỗi Excel thường gặp.
Dọn dữ liệu sau khi chuyển
Bảng từ Word thường mang theo khoảng trắng thừa và ký tự ẩn. Bọc hàm TRIM và CLEAN quanh dữ liệu trước khi dùng cho công thức, nếu không các hàm tra cứu sẽ báo không tìm thấy, xem sửa lỗi #N/A trong Excel.
Với nhiều bảng cần chuyển định kỳ, dùng Power Query sẽ đỡ hơn làm tay, xem Power Query trong Excel.
Chuyển slide PowerPoint sang Word
Cách 1: xuất bằng Create Handouts
Đây là cách chính thức, tạo ra tài liệu có cả hình slide lẫn ghi chú.
- Trong PowerPoint, vào File → Export → Create Handouts, bấm nút Create Handouts.
- Chọn bố cục: ghi chú bên cạnh slide, ghi chú dưới slide, dòng trống bên cạnh, dòng trống dưới, hoặc chỉ dàn ý.
- Chọn Paste để chèn ảnh tĩnh, hoặc Paste link để slide trong Word tự cập nhật khi bạn sửa PowerPoint.
Lưu ý về Paste link: file Word sẽ phụ thuộc vào file PowerPoint. Di chuyển hoặc đổi tên file PowerPoint là liên kết đứt. Chỉ dùng khi hai file nằm cố định cùng chỗ.
Cách 2: lấy phần chữ bằng Outline
Nếu bạn chỉ cần nội dung chữ chứ không cần hình slide:
- Trong PowerPoint, vào View → Outline View.
- Bấm Ctrl+A rồi Ctrl+C.
- Sang Word, dán vào.
Nội dung vào dưới dạng phân cấp theo tiêu đề slide và các gạch đầu dòng. Từ đó bạn đặt Heading Style rồi tạo mục lục tự động, xem tạo mục lục tự động trong Word.
Lưu ý: cách này chỉ lấy được chữ nằm trong các khung nội dung chuẩn của slide. Chữ trong hộp văn bản tự chèn, trong hình vẽ hay trong ảnh đều không xuất hiện ở Outline View.
Chiều ngược lại: từ Word sang PowerPoint
Đặt Heading Style cho tài liệu Word, rồi trong PowerPoint dùng Home → New Slide → Slides from Outline. Mỗi Heading 1 thành một slide, Heading 2 thành gạch đầu dòng.
Cách này chỉ tạo khung nội dung, bạn vẫn phải thiết kế lại. Nhưng nó tiết kiệm phần gõ lại, vốn là phần mất thời gian nhất.
Câu hỏi thường gặp
Dán bảng sang Excel bị dính hết vào một ô?
Bạn đang dán vào chế độ nhập liệu trong ô. Bấm Esc, chọn lại ô rồi dán.
Create Handouts báo lỗi không mở được Word?
Đóng hết file Word đang mở rồi thử lại. Nếu vẫn lỗi, thử sửa chữa bộ Office, xem xử lý lỗi Word.
Outline View không hiện nội dung của slide?
Nội dung đó nằm trong hộp văn bản tự chèn chứ không phải khung nội dung chuẩn. Phải sao chép tay.
