Làm Việc Chung Trên Excel: Co-authoring Và Bật AutoSave

Đồng chỉnh sửa cho phép nhiều người mở và sửa cùng một file Excel cùng lúc, thấy được con trỏ và thay đổi của nhau gần như ngay lập tức. Tính năng này khác hẳn cách làm cũ là gửi file qua lại rồi gộp thủ công.

Ba điều kiện bắt buộc

Đồng chỉnh sửa chỉ chạy khi có đủ ba thứ:

• File nằm trên OneDrive hoặc SharePoint. File trên ổ cứng hoặc ổ mạng nội bộ đều không dùng được.
• File ở định dạng .xlsx. Định dạng cũ .xls không hỗ trợ.
• Phiên bản Excel đủ mới. Bản càng mới thì trải nghiệm càng mượt, bản cũ có thể chỉ mở được ở chế độ chỉ đọc khi người khác đang sửa.

Nếu thiếu một trong ba, Excel sẽ khóa file cho người mở đầu tiên và báo file đang được sử dụng cho những người sau.

Bật AutoSave

Công tắc AutoSave nằm ở góc trên bên trái cửa sổ Excel. Nó chỉ bật được khi file đang nằm trên OneDrive hoặc SharePoint, nên nếu công tắc bị mờ thì nguyên nhân là file đang ở trên máy.

Khi AutoSave bật, mọi thay đổi được lưu liên tục. Điều này có mặt trái cần biết: không còn bước bấm Save để xác nhận, nên sửa nhầm là lưu luôn. Bù lại, bạn xem và khôi phục được bản cũ qua File → Info → Version History.

Với file quan trọng, thói quen nên có là dùng Save a Copy để tạo bản chốt ở các mốc, thay vì tin hoàn toàn vào lịch sử phiên bản.

Làm việc cùng lúc

Khi nhiều người cùng mở, bạn sẽ thấy ảnh đại diện của họ ở góc trên, và ô họ đang chọn được tô màu kèm tên.

Excel tự gộp thay đổi của các bên. Nếu hai người sửa cùng một ô, bản lưu sau sẽ thắng và Excel hiện thông báo xung đột để bạn chọn giữ bản nào.

Cách làm việc giảm xung đột: chia vùng theo người, mỗi người một sheet hoặc một nhóm cột. Nếu bảng có phần công thức chung, khóa vùng đó lại để không ai sửa nhầm, xem bảo vệ file Excel.

Những thứ không dùng được khi đồng chỉnh sửa

Một số tính năng bị chặn khi file đang mở nhiều người, và đây là nguyên nhân gây khó hiểu nhất:

• Bảo vệ hoặc bỏ bảo vệ sheet.
• Chèn hoặc xóa sheet ở một số trường hợp.
• Chạy macro có thao tác trên cấu trúc file.
• Một số thao tác trên Data Model và Power Pivot, xem Power Pivot và Data Model.

Muốn làm những việc này, bạn cần các bên khác đóng file lại.

Lỗi thường gặp

File bị khóa dù không ai mở. Thường do một phiên cũ chưa đóng hẳn, hoặc file đang mở trên máy khác của chính bạn. Chờ vài phút, hoặc kiểm tra trên OneDrive xem ai đang mở.

AutoSave tự tắt. Xảy ra khi bạn dùng một tính năng không tương thích. Excel tắt AutoSave để tránh lưu trạng thái lỗi. Lưu lại thủ công rồi bật lại.

Thay đổi của người khác không hiện. Thường do mạng chập chờn. Kiểm tra kết nối, xem cách sửa lỗi không kết nối được WiFi.

File nặng làm đồng bộ chậm. Đồng chỉnh sửa gửi thay đổi liên tục nên file càng nặng càng ì. Xem tối ưu file Excel nặng.

Nếu bạn dùng bản Office mua một lần

Đồng chỉnh sửa hoạt động tốt nhất với bản thuê bao vì gắn liền với dung lượng OneDrive. Với bản mua một lần, bạn vẫn dùng được nếu có tài khoản OneDrive, nhưng dung lượng miễn phí khá hạn chế.

Nếu nhóm bạn chủ yếu làm việc trên file lưu ở máy hoặc ổ mạng, cách thực tế hơn là chia file theo người rồi gộp bằng Power Query, xem Power Query trong Excel. Cách này chạy được trên mọi phiên bản, kể cả key Office 2016.

Bản mua một lần có trải nghiệm đồng chỉnh sửa đầy đủ nhất là key Office 2021 trở lên.

Câu hỏi thường gặp

Tắt AutoSave có mất thay đổi không?

Không, nhưng từ đó bạn phải tự bấm Save.

Khôi phục bản cũ bằng cách nào?

File → Info → Version History, chọn mốc thời gian rồi mở xem trước khi khôi phục.

Bao nhiêu người cùng sửa một file là quá nhiều?

Về kỹ thuật thì chịu được nhiều, nhưng trên thực tế quá năm sáu người cùng sửa một bảng là bắt đầu rối và hay xung đột.