Hướng Dẫn Dùng Access: Form Nhập Liệu, Báo Cáo Và SQL Server
Access là công cụ quản lý cơ sở dữ liệu trong bộ Office, dùng khi Excel bắt đầu đuối: dữ liệu vài chục nghìn dòng, nhiều bảng liên kết với nhau, nhiều người cùng nhập liệu. Bài này đi qua bốn việc thường gặp nhất: tạo form nhập liệu, làm báo cáo tự động, xử lý số lớn, và kết nối tới SQL Server.
Trước hết một điểm phải nói rõ: Access chỉ có trong bản Professional Plus. Bản Home & Student hay Home & Business đều không có. Nếu máy bạn cài Office mà không thấy Access, nguyên nhân gần như chắc chắn là ở bộ ứng dụng của phiên bản, xem phân biệt các loại key Office để đối chiếu.
Khi nào nên chuyển từ Excel sang Access?
Ba dấu hiệu rõ ràng:
- File Excel chậm dần theo thời gian dù bạn đã tối ưu. Excel không được thiết kế cho hàng chục nghìn dòng dữ liệu phát sinh liên tục, các cách tối ưu chỉ giúp tới một mức, xem xử lý file Excel chậm và nặng.
- Dữ liệu bị nhập trùng và sai định dạng. Excel không ngăn được người dùng gõ sai, Access thì có ràng buộc kiểu dữ liệu.
- Nhiều người cùng nhập vào một file. Excel dễ xung đột phiên bản, Access xử lý tốt hơn.
Ngược lại, nếu công việc của bạn chủ yếu là tính toán và lập báo cáo từ dữ liệu ít thay đổi, Excel vẫn là lựa chọn đúng. Với dữ liệu lớn cần phân tích, có thể dùng Power Pivot ngay trong Excel mà không cần sang Access, xem Power Pivot và Data Model trong Excel.
Tạo form nhập liệu
Form là giao diện để người dùng nhập dữ liệu mà không nhìn thấy bảng gốc. Đây là lý do chính khiến Access ít lỗi nhập liệu hơn Excel.
- Tạo bảng trước, đặt kiểu dữ liệu đúng cho từng cột: văn bản, số, ngày tháng, có hoặc không.
- Chọn bảng đó, vào tab Create và bấm Form. Access tự sinh một form cơ bản đủ dùng.
- Chuyển sang Design View để sắp xếp lại vị trí các ô, đổi nhãn tiếng Việt cho dễ hiểu.
- Với các cột chỉ nhận một số giá trị cố định như tỉnh thành hay trạng thái đơn hàng, thay ô nhập tự do bằng Combo Box. Đây là cách chặn lỗi nhập liệu hiệu quả nhất.
Mẹo thực tế: đặt thuộc tính Required cho các trường bắt buộc và Validation Rule cho các trường có giới hạn giá trị. Làm ở mức bảng thì mọi form đều thừa hưởng, không phải thiết lập lại từng form.
Tạo báo cáo tự động
Báo cáo trong Access lấy dữ liệu trực tiếp từ bảng hoặc truy vấn, nên luôn phản ánh số liệu mới nhất mà không cần dán lại dữ liệu như Excel.
- Tạo một truy vấn lọc đúng dữ liệu bạn cần: vào Create → Query Design, chọn bảng, kéo các cột cần dùng và đặt điều kiện lọc.
- Chọn truy vấn đó rồi bấm Create → Report.
- Trong Design View, dùng mục Group & Sort để nhóm theo tiêu chí như tháng, khu vực, nhân viên, và thêm dòng tổng cộng cho mỗi nhóm.
Báo cáo xuất được ra PDF hoặc Excel. Nếu bạn cần đưa số liệu sang Word để làm văn bản chính thức, xuất ra Excel trước rồi chèn vào Word sẽ giữ định dạng tốt hơn, xem chuyển dữ liệu giữa Word và Excel.
Kiểu dữ liệu Large Number
Đây là bổ sung đáng chú ý từ bản Access 2019. Trước đó, kiểu số nguyên của Access chỉ chứa được tới khoảng hai tỷ, gây tràn số khi lưu các giá trị như mã định danh dài hoặc số tiền lớn.
Kiểu Large Number giải quyết vấn đề này. Khi tạo bảng, chọn kiểu dữ liệu Large Number cho cột cần chứa số lớn.
Hai lưu ý quan trọng: file cơ sở dữ liệu phải ở định dạng .accdb mới dùng được kiểu này, và file dùng Large Number sẽ không mở được bằng các bản Access cũ hơn. Nếu bạn chia sẻ file với đồng nghiệp còn dùng bản cũ, cần cân nhắc trước. Trường hợp này thì key Office 2019 trở lên là yêu cầu tối thiểu cho cả nhóm.
Kết nối Access với SQL Server
Khi dữ liệu vượt quá khả năng của file Access, hoặc khi nhiều người cùng truy cập từ xa, cách làm phổ biến là giữ giao diện Access nhưng chuyển dữ liệu sang SQL Server.
- Vào tab External Data → New Data Source → From Other Sources → ODBC Database.
- Chọn Link to the data source by creating a linked table. Đây là điểm quan trọng: chọn liên kết chứ không chọn nhập dữ liệu, để dữ liệu vẫn nằm trên máy chủ.
- Tạo hoặc chọn nguồn dữ liệu ODBC trỏ tới máy chủ SQL Server, nhập thông tin đăng nhập.
- Chọn các bảng cần liên kết. Chúng sẽ hiện trong Access với biểu tượng mũi tên, dùng được như bảng thường.
Sau khi liên kết, các form và báo cáo bạn đã làm vẫn chạy bình thường, chỉ khác là dữ liệu nằm ở máy chủ. Đây là cách nâng cấp hệ thống mà không phải làm lại giao diện từ đầu.
Nếu kết nối báo lỗi, kiểm tra ba thứ theo thứ tự: máy có thông tới máy chủ không, cổng kết nối có bị tường lửa chặn không, và tài khoản đăng nhập có quyền đọc bảng không. Với trục trặc mạng nội bộ, xem cách kết nối máy tính với mạng LAN Win 10.
Câu hỏi thường gặp
Access có trong Office 2016 không?
Có, nhưng chỉ ở bản Professional Plus. Bản Home & Student và Home & Business của mọi phiên bản đều không có Access.
Access chạy được trên máy Mac không?
Không. Access chỉ có bản cho Windows.
File Access nặng dần theo thời gian, xử lý thế nào?
Dùng chức năng nén và sửa chữa cơ sở dữ liệu tại Database Tools → Compact and Repair Database. Nên chạy định kỳ với file dùng thường xuyên.
Nhiều người dùng chung một file Access được không?
Được nếu đặt file trên ổ mạng chung, nhưng chỉ nên ở mức vài người. Đông hơn thì nên chuyển dữ liệu sang SQL Server như hướng dẫn ở trên.
Không thấy Access trong máy dù đã cài Office?
Kiểm tra phiên bản Office đang dùng. Nếu không phải bản Professional Plus thì Access không được cài kèm, cần key Office 2021 bản Professional Plus hoặc tương đương.
