Mail Merge Trong Word: Trộn Thư Và Sửa Lỗi Định Dạng Số
Mail Merge dùng để tạo hàng loạt văn bản giống nhau nhưng khác thông tin: thư mời, giấy chứng nhận, phiếu lương, thông báo gửi khách hàng. Bạn soạn một bản mẫu, Word ghép với danh sách trong Excel và sinh ra từng bản riêng.
Chuẩn bị danh sách trong Excel
Đây là bước quyết định, làm sai ở đây thì các bước sau đều vướng.
- Dòng đầu tiên phải là tên cột, không để dòng trống hay tiêu đề trang trí phía trên.
- Tên cột nên viết không dấu, không khoảng trắng, ví dụ HoTen, DiaChi, SoTien.
- Dữ liệu bắt đầu ngay từ dòng thứ hai, không có dòng trống xen giữa.
- Mỗi người một dòng, chỉ dùng một sheet.
Lưu file Excel lại và đóng nó trước khi sang Word, vì file đang mở đôi khi gây lỗi kết nối.
Thực hiện trộn thư
- Mở Word, soạn nội dung mẫu với phần chung. Chỗ nào cần điền thông tin riêng thì để trống tạm.
- Vào tab Mailings → Start Mail Merge, chọn Letters hoặc kiểu bạn cần.
- Bấm Select Recipients → Use an Existing List, chọn file Excel, chọn đúng sheet.
- Đặt con trỏ vào chỗ cần điền, bấm Insert Merge Field rồi chọn tên cột tương ứng.
- Bấm Preview Results để xem thử, dùng mũi tên để lật qua từng người.
- Bấm Finish & Merge, chọn Edit Individual Documents để tạo file chứa tất cả, hoặc Print Documents để in thẳng.
Định dạng số và ngày bị sai
Đây là lỗi kinh điển của Mail Merge: số tiền 5.000.000 trong Excel ghép sang Word thành 5000000, hoặc ngày 01/10/2026 thành 10/1/2026.
Nguyên nhân: Word lấy giá trị gốc chứ không lấy định dạng hiển thị của Excel.
Cách xử lý: bấm Alt+F9 để hiện mã trường, rồi thêm mã định dạng vào sau tên trường.
- Số có dấu phân cách: { MERGEFIELD SoTien \# "#,##0" }
- Ngày kiểu Việt Nam: { MERGEFIELD NgaySinh \@ "dd/MM/yyyy" }
Bấm Alt+F9 lần nữa để ẩn mã, rồi bấm F9 để cập nhật.
Cách tránh phiền phức này: trong Excel, tạo sẵn một cột phụ đã định dạng thành văn bản bằng hàm TEXT, rồi trộn cột đó thay vì cột số gốc. Xem hàm ghép chuỗi trong Excel.
Gửi thư kèm file đính kèm
Đây là giới hạn cần biết rõ: Mail Merge của Word không gửi được file đính kèm. Chức năng Send Email Messages chỉ đưa nội dung vào thân email.
Ba cách xử lý:
Cách 1: xuất từng file PDF rồi gửi tay. Sau khi Finish & Merge, tách file thành từng trang và lưu PDF. Phù hợp khi số lượng ít.
Cách 2: dùng macro VBA. Có sẵn nhiều đoạn mã trên mạng làm việc này, nhưng file phải lưu dạng .docm và máy phải cho phép chạy macro, xem bật macro VBA bị chặn trong Office.
Cách 3: dùng công cụ ngoài. Có các phần mềm bổ trợ chuyên cho việc này. Cân nhắc nguồn tải trước khi cài.
Gửi qua email
Nếu chỉ cần nội dung trong thân thư, chọn Finish & Merge → Send Email Messages. Yêu cầu:
- Outlook phải được cài và cấu hình tài khoản trên máy, xem cách cài Outlook trên Win 11.
- Danh sách Excel phải có một cột chứa địa chỉ email.
- Outlook phải đang mở khi gửi.
Thư sẽ nằm ở hộp thư đi cho tới khi Outlook gửi xong. Với danh sách lớn, nên gửi thành nhiều đợt để tránh bị nhà cung cấp email chặn.
Lọc danh sách trước khi trộn
Không cần sửa file Excel. Bấm Edit Recipient List, ở đó bạn bỏ tích từng người, hoặc bấm Filter để lọc theo điều kiện, ví dụ chỉ lấy khách ở Hà Nội.
Word có Outlook đi kèm từ bản key Office 2019 trở lên ở các gói có Outlook, xem phân biệt các bộ ứng dụng Office.
Câu hỏi thường gặp
Word không nhận file Excel?
Đóng file Excel lại rồi thử lại. Nếu vẫn lỗi, lưu Excel sang định dạng .xlsx thay vì .xls.
Trộn ra chỉ một trang thay vì nhiều trang?
Bạn đang ở chế độ xem trước. Bấm Finish & Merge để tạo file đầy đủ.
Có sửa được từng bản sau khi trộn không?
Có, nếu chọn Edit Individual Documents. Word tạo một file mới chứa tất cả, sửa thoải mái mà không ảnh hưởng bản mẫu.
