Nén Ảnh, Nhúng Font Và Đổi Tỷ Lệ Slide PowerPoint
File PowerPoint nặng gây ra ba phiền phức: gửi email không được, mở chậm, và hay treo khi trình chiếu. Bài này đi qua ba việc giúp file gọn và chạy ổn định hơn.
Nén ảnh trong bài
Ảnh gần như luôn là nguyên nhân chính. Ảnh chụp từ điện thoại có thể nặng vài MB mỗi tấm, và PowerPoint giữ nguyên độ phân giải gốc kể cả khi bạn thu nhỏ trên slide.
- Bấm vào một ảnh bất kỳ.
- Vào tab Picture Format → Compress Pictures.
- Bỏ tích ô Apply only to this picture để áp cho toàn bộ ảnh trong bài.
- Tích ô Delete cropped areas of pictures.
- Chọn độ phân giải rồi bấm OK.
Bước 4 quan trọng hơn nhiều người nghĩ: khi bạn cắt ảnh trong PowerPoint, phần bị cắt vẫn nằm trong file. Với bài nhiều ảnh đã cắt, riêng phần này có thể chiếm phần lớn dung lượng.
Về độ phân giải: chọn 150 ppi cho bài chiếu trên máy chiếu thông thường, 220 ppi nếu sẽ in hoặc chiếu màn hình lớn. Đừng chọn mức thấp nhất trừ khi thật sự cần file nhẹ.
Những thứ khác làm file nặng
- Mô hình 3D. Mỗi mô hình có thể vài chục MB. Cân nhắc thay bằng ảnh chụp mô hình ở góc cần thiết, xem chèn mô hình 3D vào PowerPoint.
- Video nhúng. Vào File → Info → Compress Media để nén video trong bài.
- Âm thanh ghi. Phần lời thuyết minh cũng chiếm dung lượng, xem ghi hình bài thuyết trình.
- Slide ẩn không dùng. Slide ẩn vẫn nằm trong file. Xóa hẳn nếu không cần.
Nhúng font chữ
Đây là vấn đề khác với dung lượng, nhưng thường gây thiệt hại lớn hơn: bạn làm slide đẹp bằng một font riêng, mang sang máy khác trình chiếu thì máy đó không có font, PowerPoint thay bằng font khác và toàn bộ bố cục xô lệch.
Cách phòng: vào File → Options → Save, tích ô Embed fonts in the file, rồi chọn một trong hai:
- Embed only the characters used - nhẹ hơn, đủ dùng nếu người nhận chỉ xem.
- Embed all characters - nặng hơn, chọn khi người nhận cần chỉnh sửa nội dung.
Lưu ý: một số font có bản quyền không cho nhúng, PowerPoint sẽ báo khi lưu. Với những font đó, cách an toàn là dùng font phổ thông như Arial hoặc Times New Roman, hoặc chuyển slide thành ảnh.
Nếu máy đích thiếu font, xem cách cài phông chữ cho Win 10.
Chỉnh tỷ lệ slide 16:9 sang 4:3
Vào Design → Slide Size, chọn Standard cho 4:3 hoặc Widescreen cho 16:9. Muốn kích thước tùy ý thì chọn Custom Slide Size.
Khi đổi tỷ lệ, PowerPoint hỏi bạn chọn một trong hai:
- Maximize - giữ nguyên kích thước nội dung, phần thừa bị cắt ở hai bên.
- Ensure Fit - thu nhỏ nội dung cho vừa, để lại khoảng trống.
Chọn Ensure Fit thì an toàn hơn, không mất nội dung, nhưng bạn sẽ phải sắp xếp lại bố cục. Chọn Maximize nhanh hơn nhưng phải kiểm tra từng slide xem có bị cắt mất gì không.
Lời khuyên thực tế: quyết định tỷ lệ ngay từ slide đầu tiên. Đổi tỷ lệ giữa chừng luôn tốn thời gian sắp xếp lại, nhất là với bài có nhiều ảnh và hình vẽ.
Trước buổi thuyết trình, hỏi trước máy chiếu ở nơi đó dùng tỷ lệ nào. Máy chiếu cũ trong phòng họp thường vẫn là 4:3.
Kiểm tra trước khi gửi hoặc trình bày
- Nén ảnh và nén video.
- Nhúng font nếu dùng font riêng.
- Chạy File → Info → Check for Issues → Inspect Document để xóa ghi chú và dữ liệu ẩn nếu gửi ra ngoài.
- Chạy thử toàn bộ bài ở chế độ trình chiếu, xem trình chiếu 2 màn hình trong PowerPoint.
Các tính năng trong bài có ở mọi phiên bản PowerPoint, kể cả key Office 2016.
Câu hỏi thường gặp
Nén ảnh xong dung lượng không giảm?
Phải lưu file lại thì dung lượng mới cập nhật. Thử Save As sang file mới.
Nhúng font làm file nặng bao nhiêu?
Tùy font, thường vài trăm KB tới vài MB. Chọn chỉ nhúng ký tự đã dùng để nhẹ hơn.
Đổi sang 4:3 xong chữ bị tràn ra ngoài?
Bạn chọn Maximize. Hoàn tác rồi làm lại với Ensure Fit.