Tạo Form Điền Thông Tin Và Chèn Watermark Mờ Trong Word

Form trong Word là biểu mẫu có các ô để người khác điền, phần còn lại khóa không cho sửa. Watermark là chữ hoặc hình mờ nằm sau nội dung, thường dùng để đánh dấu bản nháp hoặc tài liệu nội bộ.

Tạo form điền thông tin

Bước 1: bật tab Developer

Chuột phải vào thanh ribbon, chọn Customize the Ribbon, tích ô Developer ở cột bên phải.

Bước 2: chèn các ô điều khiển

Trong tab Developer, nhóm Controls có các loại ô:

• Rich Text và Plain Text - ô nhập văn bản. Plain Text hạn chế định dạng nên form gọn hơn.
• Combo Box - danh sách xổ xuống, cho phép gõ thêm.
• Drop-Down List - danh sách xổ xuống, chỉ chọn trong danh sách. Dùng cái này cho các trường như tỉnh thành, phòng ban.
• Date Picker - ô chọn ngày từ lịch.
• Check Box - ô tích chọn.

Với danh sách xổ xuống, sau khi chèn hãy bấm Properties để thêm các mục chọn.

Bước 3: đặt chữ gợi ý

Bấm Design Mode trong tab Developer, khi đó bạn sửa được chữ hiển thị trong ô trống, ví dụ "Nhập họ tên đầy đủ". Bấm lại Design Mode để thoát.

Bước 4: khóa phần còn lại

Vào Review → Restrict Editing, tích mục thứ hai, chọn kiểu Filling in forms, rồi bấm Yes, Start Enforcing Protection.

Từ đó người dùng chỉ điền được vào các ô điều khiển, không sửa được nội dung khác. Chi tiết về các kiểu khóa khác có ở bài Word bị khóa không cho chỉnh sửa.

Mẹo làm form dễ dùng

• Đặt các ô trong một bảng ẩn viền, form sẽ thẳng hàng mà không cần căn tay.
• Dùng phím Tab để người điền chuyển giữa các ô. Kiểm tra thứ tự Tab bằng cách thử điền thật một lượt.
• Không dùng quá nhiều ô Rich Text, vì người điền dán nội dung có định dạng vào sẽ làm form xô lệch.

Form cho người khác điền rồi trả về

Nếu bạn cần thu thập dữ liệu từ nhiều người rồi tổng hợp, Word không phải công cụ tốt nhất: mỗi người trả về một file, bạn phải mở từng file để chép số liệu.

Trường hợp đó nên dùng biểu mẫu trực tuyến rồi kết quả tự đổ về bảng tính. Nếu bắt buộc dùng Word, cân nhắc đánh số phiên bản trong tên file và dùng Power Query để gộp dữ liệu, xem Power Query trong Excel.

Chèn watermark chữ

Vào Design → Watermark, chọn mẫu có sẵn hoặc Custom Watermark để tự đặt.

Trong cửa sổ tùy chỉnh, chọn Text watermark, gõ nội dung, chọn font, cỡ chữ, màu và góc nghiêng. Tích ô Semitransparent để chữ mờ đi, nếu không watermark sẽ che mất nội dung.

Chèn watermark bằng ảnh

Cũng trong cửa sổ đó, chọn Picture watermark rồi chọn file ảnh. Tích Washout để làm nhạt ảnh.

Nên dùng ảnh nền sáng và đơn giản, ví dụ logo một màu. Ảnh nhiều chi tiết làm nền sẽ khiến chữ khó đọc.

Với logo, dùng file SVG sẽ nét hơn nhiều khi in, xem chèn ảnh SVG vào Word.

Watermark chỉ hiện ở một số trang

Watermark thực chất nằm ở lớp đầu trang, nên nó theo section. Muốn watermark chỉ xuất hiện ở một phần tài liệu, bạn phải chèn ngắt section và tắt liên kết đầu trang với phần trước.

Cách chèn ngắt section và tắt Link to Previous có ở bài xoay ngang trang và đánh số trang trong Word.

Watermark không hiện khi in

Vào File → Options → Display, tích ô Print background colors and images. Thiếu bước này là watermark chỉ hiện trên màn hình.

Các tính năng trong bài có ở mọi phiên bản Word, kể cả key Office 2016.

Câu hỏi thường gặp

Xóa watermark bằng cách nào?

Design → Watermark → Remove Watermark. Nếu không xóa được, watermark có thể là ảnh chèn thủ công trong đầu trang, bấm đúp vào đầu trang để xóa.

Form gửi cho người khác họ điền được không?

Được, chỉ cần họ mở bằng Word bản máy tính. Bản web và điện thoại hỗ trợ hạn chế các ô điều khiển.

Người điền xóa mất ô điều khiển?

Chưa khóa tài liệu bằng Restrict Editing với kiểu Filling in forms.