Tạo Mục Lục Tự Động, Bìa Luận Văn Và Căn Lề Nghị Định 30
Ba việc này thường đi cùng nhau khi làm luận văn, báo cáo hoặc văn bản hành chính. Làm đúng ngay từ đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian so với chỉnh tay ở cuối.
Tạo mục lục tự động
Điều kiện tiên quyết: các tiêu đề trong tài liệu phải được đặt Heading Style, không phải chỉ bôi đậm và tăng cỡ chữ. Đây là lý do mục lục tự động của nhiều người không chạy.
- Bôi đen tiêu đề chương, ở tab Home chọn Heading 1 trong nhóm Styles.
- Tiêu đề mục cấp hai chọn Heading 2, cấp ba chọn Heading 3.
- Đặt con trỏ ở trang muốn chèn mục lục, vào References → Table of Contents, chọn một mẫu tự động.
Khi nội dung thay đổi, bấm vào mục lục rồi chọn Update Table, chọn Update entire table để cập nhật cả tiêu đề lẫn số trang.
Nếu Heading Style không đúng định dạng bạn cần: đừng sửa tay từng tiêu đề. Chuột phải vào Heading 1 trong nhóm Styles, chọn Modify, chỉnh font, cỡ chữ, khoảng cách. Mọi tiêu đề cùng cấp sẽ đổi theo.
Căn lề chuẩn Nghị định 30
Văn bản hành chính theo Nghị định 30 có quy định cụ thể về trình bày. Các thông số thường dùng:
- Khổ giấy: A4.
- Lề trên: 20 đến 25 mm.
- Lề dưới: 20 đến 25 mm.
- Lề trái: 30 đến 35 mm.
- Lề phải: 15 đến 20 mm.
- Phông chữ: Times New Roman, bảng mã Unicode.
- Cỡ chữ phần nội dung: 13 đến 14.
Cách đặt: vào Layout → Margins → Custom Margins. Nếu Word đang hiển thị đơn vị inch, đổi sang milimet tại File → Options → Advanced, mục Display, chọn Show measurements in units of là Millimeters.
Mẹo tiết kiệm thời gian: sau khi đặt xong lề và font, bấm nút Set As Default trong hộp thoại Margins và trong hộp thoại Font. Mọi tài liệu mới sẽ theo thiết lập này.
Văn bản hành chính yêu cầu đúng font Times New Roman. Nếu máy thiếu font, xem cách cài phông chữ cho Win 10. Nếu chữ hiện sai do bảng mã, xem lỗi font tiếng Việt trong Word.
Làm bìa luận văn
Word có sẵn mẫu bìa tại Insert → Cover Page, nhưng các mẫu này thiên về phong cách phương Tây, thường không hợp quy định của trường.
Cách thực tế hơn là tự làm:
- Tạo một trang trống ở đầu tài liệu bằng ngắt trang.
- Gõ nội dung theo đúng thứ tự trường yêu cầu, căn giữa.
- Dùng khoảng cách dòng và khoảng cách trước sau đoạn để dãn, không dùng phím Enter liên tiếp. Enter nhiều lần sẽ làm bìa xô lệch khi bạn chỉnh bất cứ thứ gì.
- Chèn ngắt section sau trang bìa để nó không bị đánh số trang.
Cách chèn ngắt section và đánh số trang riêng cho từng phần có ở bài xoay ngang trang và đánh số trang trong Word.
Đánh số cho bảng và hình
Luận văn thường yêu cầu bảng và hình có số thứ tự và có danh mục riêng.
Chọn bảng hoặc ảnh, vào References → Insert Caption, chọn nhãn là Table hoặc Figure. Word tự đánh số và tự cập nhật khi bạn chèn thêm ở giữa.
Sau đó tạo danh mục bằng References → Insert Table of Figures, chọn đúng nhãn.
Kiểm tra trước khi nộp
- Bật hiện ký tự ẩn để rà các ngắt trang và ngắt section thừa.
- Cập nhật lại toàn bộ mục lục và danh mục bảng hình.
- Kiểm tra số trang ở từng phần đã đúng chưa.
- Xuất ra PDF trước khi gửi để giữ nguyên bố cục, xem chuyển đổi giữa PDF và Word.
Các tính năng trong bài có ở mọi phiên bản Word, kể cả key Office 2016. Bản key Office 2019 trở lên có thêm chế độ đọc tập trung, tiện khi rà soát tài liệu dài.
Câu hỏi thường gặp
Mục lục không hiện đủ các mục?
Các mục thiếu chưa được đặt Heading Style. Đặt lại rồi cập nhật mục lục.
Số trang trong mục lục sai sau khi chỉnh sửa?
Bấm vào mục lục, chọn Update Table, chọn Update entire table.
Mục lục hiện chữ Error Bookmark not defined?
Liên kết nội bộ bị hỏng. Chọn toàn bộ mục lục, bấm Ctrl+Shift+F9 để chuyển thành văn bản thường, rồi tạo lại mục lục mới.
