Lỗi Excel Thường Gặp: CSV Nhảy Cột, In Không Vừa Trang, Lỗi Font
Năm lỗi dưới đây không liên quan tới công thức, mà liên quan tới cách Excel xử lý file, máy in và hệ thống. Chúng hay làm mất thời gian vì nguyên nhân thường nằm ở nơi khác với chỗ bạn nhìn thấy lỗi.
Mở file CSV bị nhảy cột, dồn hết vào một cột
Nguyên nhân: file CSV dùng dấu phẩy để ngăn cách, nhưng máy bạn đang đặt dấu phẩy làm dấu thập phân. Excel không biết đâu là ngăn cách đâu là số lẻ nên đổ hết vào một cột.
Cách xử lý đúng: đừng mở file bằng cách bấm đúp. Thay vào đó mở Excel trắng trước, vào Data → From Text/CSV, chọn file, rồi ở cửa sổ xem trước chọn đúng dấu phân cách. Cách này còn cho bạn đặt kiểu dữ liệu cho từng cột, xem thêm Power Query trong Excel.
Nếu muốn sửa tận gốc: vào Control Panel → Region → Additional settings, đổi dấu phân cách danh sách về dấu phẩy. Lưu ý thay đổi này ảnh hưởng tới mọi phần mềm trên máy.
Mất số 0 ở đầu mã số
Mã số thuế hay số điện thoại bắt đầu bằng 0 bị Excel hiểu là số rồi cắt mất số 0 đầu.
Cách xử lý khi nhập tay: gõ dấu nháy đơn trước, ví dụ '0912345678.
Cách xử lý khi mở file CSV: ở bước xem trước trong Data → From Text/CSV, đặt kiểu dữ liệu của cột đó thành Text. Đây là lý do nữa để không mở CSV bằng cách bấm đúp.
In không vừa trang
Bảng tràn sang trang hai chỉ vì một hai cột. Bốn thứ cần chỉnh, theo thứ tự nên thử:
- Đổi hướng giấy sang ngang. Page Layout → Orientation → Landscape. Giải quyết được phần lớn trường hợp.
- Ép vừa một trang ngang. Page Layout → mục Scale to Fit, đặt Width thành 1 page và để Height là Automatic. Đừng ép cả chiều cao, vì khi đó chữ sẽ nhỏ tới mức không đọc được.
- Chỉnh vùng in. Chọn đúng vùng cần in rồi Page Layout → Print Area → Set Print Area.
- Lặp dòng tiêu đề. Page Layout → Print Titles, chọn dòng tiêu đề để nó lặp ở mọi trang.
Dùng chế độ xem Page Break Preview ở tab View để kéo đường ngắt trang trực tiếp, nhanh hơn chỉnh mò.
Nếu lỗi nằm ở phía máy in chứ không phải Excel, xem cách sửa lỗi máy in không kết nối với máy tính hoặc hướng dẫn cài đặt máy in cho Win 10.
Lỗi font tiếng Việt
Chữ hiện thành ô vuông hoặc ký tự lạ. Ba nguyên nhân:
File dùng font bảng mã cũ. Dữ liệu gõ bằng bảng mã VNI hoặc TCVN3 mở trên máy chỉ có font Unicode. Cần công cụ chuyển bảng mã, hoặc cài font tương ứng, xem cách cài phông chữ cho Win 10.
Máy thiếu font. File dùng font mà máy bạn không có, Excel thay bằng font khác. Cài đúng font đó là hết.
Bộ gõ xung đột. Gõ ra chữ sai ngay khi nhập. Kiểm tra bộ gõ đang ở bảng mã nào, xem tìm lại Unikey khi mất icon trên Win 10.
Mở hai file ở hai cửa sổ riêng
Mặc định Excel mở nhiều file trong cùng một cửa sổ, nên không kéo sang hai màn hình được.
Cách nhanh: mở file thứ nhất, sau đó giữ phím Alt rồi bấm vào biểu tượng Excel trên thanh tác vụ, giữ Alt cho tới khi Excel hỏi có mở phiên mới không.
Cách khác: vào View → New Window để mở thêm cửa sổ cho cùng file, rồi dùng View Side by Side để so sánh hai vùng.
Nếu bạn làm việc với hai màn hình, xem thêm cách dùng 2 màn hình độc lập trên Win 11.
Chuyển bảng nhiều cột thành một cột
Việc này hay gặp khi bạn nhận bảng chéo có các tháng nằm ngang mà cần dữ liệu dạng dọc để làm PivotTable.
Cách tốt nhất là dùng Power Query với thao tác Unpivot Columns: chọn cột cần giữ, chuột phải vào các cột còn lại rồi chọn Unpivot. Kết quả tự cập nhật khi nguồn đổi, chi tiết ở bài Power Query nêu trên.
Các cách xử lý trong bài này chạy được từ key Office 2016 trở lên.
Câu hỏi thường gặp
Lưu file CSV xong mở lại vẫn nhảy cột?
Do thiết lập vùng của máy. Dùng Data → From Text/CSV để mở thay vì bấm đúp.
In ra bị mất đường kẻ bảng?
Đường lưới không in theo mặc định. Vào Page Layout, tích ô Print trong mục Gridlines, hoặc kẻ viền thật cho bảng.
Excel mở file rất lâu?
Thường do file nặng hoặc có liên kết tới file khác. Xem tối ưu file Excel nặng.
