Backup Email Outlook Ra File PST Và Nhập Lại
Toàn bộ email, danh bạ, lịch và quy tắc lọc của bạn nằm trong một file dữ liệu trên máy. Nếu máy hỏng hoặc bạn cài lại Windows mà chưa sao lưu file đó, mọi thứ mất sạch. Bài này hướng dẫn xuất ra file PST và nhập lại.
File PST là gì?
PST là định dạng file dữ liệu của Outlook, chứa email và các mục khác. Nó nằm ở đâu đó trong thư mục cá nhân của bạn, và Outlook không nhắc bạn sao lưu nó bao giờ.
Cần phân biệt hai loại tài khoản:
- Tài khoản đồng bộ với máy chủ như Exchange hoặc IMAP: email vẫn còn trên máy chủ, cài lại máy thì tải về lại được. Sao lưu chủ yếu để phòng trường hợp mất quyền truy cập tài khoản.
- Tài khoản POP3: email được tải về máy và thường bị xóa khỏi máy chủ. Mất file dữ liệu là mất thật. Loại này bắt buộc phải sao lưu định kỳ.
Xuất dữ liệu ra file PST
- Vào File → Open & Export → Import/Export.
- Chọn Export to a file, bấm Next.
- Chọn Outlook Data File (.pst), bấm Next.
- Chọn thư mục cần xuất. Chọn tên tài khoản ở trên cùng và tích ô Include subfolders để lấy toàn bộ.
- Chọn nơi lưu file, chọn cách xử lý khi trùng, bấm Finish.
- Outlook hỏi có đặt mật khẩu không. Có thể bỏ trống, nhưng nếu file chứa email công việc thì nên đặt.
Quá trình này mất từ vài phút tới cả giờ tùy dung lượng hộp thư. Đừng tắt Outlook giữa chừng.
Nhập lại file PST
- Vào File → Open & Export → Import/Export.
- Chọn Import from another program or file.
- Chọn Outlook Data File (.pst), trỏ tới file của bạn.
- Chọn cách xử lý mục trùng. Chọn Do not import duplicates nếu bạn nhập vào tài khoản đã có sẵn email.
- Chọn nhập vào thư mục nào, hoặc tích nhập vào cùng tài khoản hiện tại.
Mở file PST để xem mà không nhập
Nếu bạn chỉ cần tra cứu email cũ chứ không muốn trộn vào hộp thư hiện tại:
Vào File → Open & Export → Open Outlook Data File, chọn file PST. Nó hiện như một mục riêng ở khung bên trái, tìm kiếm và đọc được bình thường.
Cách này gọn hơn nhiều so với nhập vào rồi phải dọn. Muốn ẩn đi, chuột phải vào mục đó chọn Close.
Những gì được và không được sao lưu
| Mục | Có trong file PST? |
|---|---|
| Email, danh bạ, lịch, tác vụ | Có |
| Thư mục tự tạo | Có |
| Chữ ký email | Không |
| Quy tắc lọc email | Không |
| Thiết lập tài khoản | Không |
Ba mục cuối phải sao lưu riêng. Chữ ký nằm trong thư mục Signatures của hồ sơ người dùng, sao chép cả thư mục đó ra. Quy tắc lọc xuất riêng bằng File → Manage Rules & Alerts → Options → Export Rules.
Cách tạo lại chữ ký và quy tắc có ở bài tạo chữ ký và quy tắc lọc email trong Outlook.
Sao lưu trước khi cài lại máy hoặc đăng xuất
Đây là lúc dễ mất dữ liệu nhất. Thứ tự đúng:
- Xuất file PST và lưu ra ổ ngoài hoặc đám mây.
- Sao chép thư mục chữ ký.
- Xuất quy tắc lọc.
- Ghi lại thiết lập tài khoản: máy chủ, cổng, kiểu mã hóa.
- Sau đó mới đăng xuất hoặc cài lại.
Bài cách đăng xuất Outlook trên Win 10 hướng dẫn phần đăng xuất, nhưng nhớ làm các bước trên trước. Nếu bạn sắp reset máy tính Win 11 hoặc cài lại Win 10 thì càng cần.
Sao lưu toàn máy cũng nên làm song song, xem cách backup Win 10.
File PST quá lớn
File PST nhiều GB làm Outlook chậm và dễ hỏng. Hai cách xử lý:
Lưu trữ theo năm. Xuất email cũ ra một file PST riêng theo từng năm, rồi xóa khỏi hộp thư chính. Khi cần tra cứu thì mở file đó ra xem.
Dọn thư mục nặng. Vào File → Tools → Mailbox Cleanup để tìm email lớn và email cũ.
Câu hỏi thường gặp
File PST mở được bằng phần mềm khác không?
Đây là định dạng riêng của Outlook. Một số công cụ đọc được nhưng không đầy đủ.
Quên mật khẩu file PST?
Không có cách khôi phục chính thức. Đừng đặt mật khẩu nếu bạn không chắc nhớ được.
Nhập PST vào bị trùng hết email?
Bạn chọn nhầm tùy chọn. Chọn Do not import duplicates ở bước xử lý trùng.