Chuyển PDF Sang Word Không Lỗi Font Và Chỉnh Sửa PDF
Word mở và chỉnh sửa được file PDF trực tiếp, không cần phần mềm chuyển đổi. Tính năng này có từ Word 2013 và hoạt động khá tốt với PDF dạng văn bản, nhưng có những giới hạn cần biết trước khi dùng cho việc quan trọng.
Mở file PDF bằng Word
- Mở Word, vào File → Open, chọn file PDF.
- Word hiện thông báo sẽ chuyển PDF thành tài liệu Word chỉnh sửa được, bấm OK.
- Chờ vài giây tới vài phút tùy độ dài file.
Kết quả là một tài liệu Word bình thường, sửa được như mọi tài liệu khác. File PDF gốc không bị thay đổi.
Những gì chuyển tốt và không tốt
| Loại nội dung | Kết quả |
|---|---|
| Văn bản thuần, ít định dạng | Rất tốt |
| Tiêu đề, danh sách, đoạn văn | Tốt |
| Bảng đơn giản | Khá, đôi khi lệch cột |
| Bố cục nhiều cột, tạp chí | Kém, hay xô lệch |
| PDF là ảnh chụp hoặc scan | Không ra chữ |
| Biểu đồ, hình vẽ vector | Thành ảnh, không sửa được |
Nguyên tắc chung: PDF càng gần một tài liệu văn bản thì chuyển càng tốt. PDF được thiết kế về mặt đồ họa thì gần như chắc chắn xô lệch.
Lỗi font khi chuyển
Đây là vấn đề hay gặp nhất với tài liệu tiếng Việt. Ba nguyên nhân:
PDF không nhúng font. Máy bạn không có font đó nên Word thay bằng font khác, dấu tiếng Việt hiện sai. Cài font tương ứng vào máy rồi mở lại, xem cách cài phông chữ cho Win 10.
PDF gốc dùng bảng mã cũ. Tài liệu gõ bằng VNI hoặc TCVN3 rồi xuất PDF. Sau khi chuyển sang Word, cần chuyển mã, xem chuyển VNI sang Unicode.
PDF là bản scan. Không có chữ để lấy, chỉ có ảnh. Word không nhận dạng chữ trong ảnh, cần công cụ OCR. OneNote có chức năng này, xem OneNote và OCR nhận chữ trong ảnh.
Xuất ngược từ Word sang PDF
Chiều này ổn định hơn nhiều. Vào File → Save As, chọn định dạng PDF, hoặc dùng File → Export → Create PDF/XPS.
Bấm nút Options trước khi lưu để chọn:
- Xuất cả tài liệu hay chỉ một khoảng trang.
- Có tạo mục lục liên kết được trong PDF không, chọn Create bookmarks using Headings.
- Có đưa thông tin tài liệu và ghi chú vào PDF không. Với tài liệu gửi ra ngoài, nên bỏ tích để không lộ thông tin nội bộ.
Chọn chất lượng Standard nếu để in, Minimum size nếu chỉ gửi qua email.
Một cách khác là in ra file PDF qua máy in ảo. Cách này giữ bố cục chắc chắn nhất nhưng mất các liên kết và mục lục, xem hướng dẫn cài máy in PDF cho Win 10.
Khi nào nên dùng Word và khi nào không
Nên dùng Word khi bạn cần lấy nội dung văn bản từ một PDF để soạn lại, hoặc sửa vài chỗ trong một PDF đơn giản.
Không nên khi PDF là hợp đồng đã ký hoặc tài liệu pháp lý. Chuyển qua Word rồi xuất lại PDF sẽ tạo ra một file khác với bản gốc về mặt kỹ thuật, kể cả khi nhìn giống hệt. Với loại tài liệu này nên dùng phần mềm chỉnh sửa PDF chuyên dụng.
Không nên với PDF nhiều cột hoặc thiết kế phức tạp, vì thời gian sửa lại bố cục thường lâu hơn gõ lại từ đầu.
Bảo mật khi xuất PDF
Trước khi gửi PDF ra ngoài, chạy File → Info → Check for Issues → Inspect Document trên file Word để xóa dữ liệu ẩn, ghi chú và lịch sử chỉnh sửa. Xem thêm cảnh báo ở bài Track Changes trong Word.
Tính năng mở và chỉnh sửa PDF có từ key Office 2016 trở lên, bản key Office 2019 nhận diện bố cục tốt hơn đôi chút.
Câu hỏi thường gặp
Mở PDF bằng Word có làm hỏng file gốc không?
Không. Word tạo một bản sao dạng tài liệu Word, PDF gốc giữ nguyên.
PDF có mật khẩu thì mở được không?
Word sẽ hỏi mật khẩu. Không có mật khẩu thì không mở được.
Chuyển xong bảng bị vỡ hết?
Bảng trong PDF thường chỉ là các đường kẻ chứ không phải bảng thật. Với bảng số liệu, thử sao chép sang Excel sẽ dễ dọn hơn, xem chuyển bảng sang Excel.
