OneNote: So Sánh Hai Phiên Bản, OCR Và Đồng Bộ Đa Thiết Bị
OneNote là ứng dụng ghi chú trong bộ Office. Điểm gây nhầm lẫn nhất là có hai phiên bản khác nhau cùng tồn tại trên Windows, giao diện khác nhau và tính năng cũng khác.
Hai phiên bản OneNote
| Tiêu chí | OneNote cài kèm Office | OneNote cài từ cửa hàng Windows |
|---|---|---|
| Giao diện | Thanh ribbon đầy đủ như Word | Gọn nhẹ, ít nút |
| Lưu sổ ghi chú trên máy | Được | Chủ yếu trên đám mây |
| Tính năng nâng cao | Nhiều hơn | Ít hơn |
| Đồng bộ nhiều thiết bị | Có, qua tài khoản | Có, mượt hơn |
Nếu bạn cần lưu sổ ghi chú ngay trên ổ cứng mà không đưa lên đám mây, bản cài kèm Office là lựa chọn. Nếu bạn dùng nhiều thiết bị và muốn đồng bộ mượt, bản từ cửa hàng tiện hơn.
Hai bản dùng chung định dạng nên mở lẫn nhau được. Máy cài cả hai cũng không xung đột.
Cấu trúc sổ ghi chú
OneNote tổ chức theo ba cấp: Notebook là sổ, Section là các thẻ chia theo chủ đề, Page là trang ghi chú trong mỗi thẻ.
Khác với Word, trang OneNote không có giới hạn. Bạn gõ ở bất cứ đâu trên trang, mỗi khối chữ là một khung riêng di chuyển tự do.
OCR: lấy chữ từ trong ảnh
Đây là tính năng giá trị nhất của OneNote mà ít người biết.
- Chèn ảnh có chữ vào trang, ví dụ ảnh chụp một trang sách hoặc hóa đơn.
- Chuột phải vào ảnh, chọn Copy Text from Picture.
- Dán ra nơi khác, chữ trong ảnh đã thành văn bản chỉnh sửa được.
Với ảnh nhiều trang, chọn Copy Text from All Pages of the Printout.
Về tiếng Việt: nhận diện được, nhưng độ chính xác với dấu thanh phụ thuộc chất lượng ảnh. Ảnh chụp thẳng, đủ sáng, chữ rõ nét thì kết quả khá tốt. Ảnh chụp nghiêng hoặc mờ thì sai nhiều.
Đây cũng là cách xử lý khi bạn có file PDF dạng scan mà Word không chuyển được, xem chuyển PDF sang Word: chụp hoặc chuyển PDF thành ảnh, chèn vào OneNote rồi lấy chữ ra.
Xuất ghi chú ra PDF
Vào File → Export, chọn phạm vi xuất là trang hiện tại, cả thẻ hay cả sổ, rồi chọn định dạng PDF.
Lưu ý: vì trang OneNote không giới hạn kích thước, nội dung trải rộng sẽ bị cắt khi xuất ra khổ giấy cố định. Trước khi xuất, vào View → Paper Size và chọn khổ A4 để xem trước bố cục thật.
Cách khác là in ra file PDF qua máy in ảo, xem hướng dẫn cài máy in PDF cho Win 10.
Đồng bộ nhiều thiết bị
Sổ ghi chú lưu trên đám mây sẽ tự đồng bộ giữa máy tính, điện thoại và bản web, miễn là đăng nhập cùng tài khoản.
Khi đồng bộ lỗi, ba thứ cần kiểm tra:
- Kết nối mạng, xem cách sửa lỗi không kết nối được WiFi.
- Dung lượng đám mây còn trống không. Hết dung lượng là ngừng đồng bộ mà không báo rõ.
- Đúng tài khoản chưa. Kiểm tra tài khoản đang đăng nhập, nhất là nếu bạn vừa đổi tài khoản Microsoft, xem cách đổi tài khoản Microsoft trên Win 11.
Sổ lưu trên ổ cứng thì không đồng bộ. Muốn đồng bộ, vào File → Share và chuyển sổ lên đám mây.
Ba cách dùng OneNote đáng thử
- Cắt nội dung từ web. Dùng tiện ích trình duyệt của OneNote để lưu cả trang web kèm đường dẫn nguồn.
- Ghi chú cuộc họp. Từ Outlook, bấm nút Meeting Notes để tạo trang OneNote đã gắn sẵn thông tin cuộc họp và danh sách người tham dự.
- Viết tay. Trên máy có bút cảm ứng, OneNote nhận chữ viết tay và chuyển thành văn bản, tương tự Word, xem viết tay trong Word.
OneNote có trong các bộ Office từ key Office 2016 trở lên, đối chiếu bộ ứng dụng của từng bản tại phân biệt các loại key Office.
Câu hỏi thường gặp
Xóa nhầm trang có khôi phục được không?
Với sổ trên đám mây, vào History → Notebook Recycle Bin để lấy lại trong vòng 60 ngày.
OneNote có giới hạn dung lượng sổ không?
Giới hạn thực tế là dung lượng đám mây của bạn. Sổ nhiều ảnh nặng rất nhanh.
Copy Text from Picture bị mờ không bấm được?
Ảnh chưa được xử lý xong. Chờ vài giây rồi thử lại, hoặc kiểm tra kết nối mạng.